آیا واقعاً باید از روش بازخورد ساندویچی استفاده کنیم؟ - وبلاگ غزل

به گزارش وبلاگ غزل، اگر شاغل و یا حتی دانشجو هستید، احتمالاً تا به حال در تبادل نظرهای آنالیز عملکرد حضور داشته اید. مدیر شما میخواهد به نقاط ضعف شما و جنبه هایی که باید در آن ها بهبود داشته باشید اشاره کند، ولی در ابتدای تبادل نظر، مدیر شما بازخورد مثبتی به شما می دهد و جنبه های مثبت و نقاط قوت شما را بیان می نماید. اما در میانه های تبادل نظر، بعضی نقاط منفی و ضعف های شما را نیز بیان نموده و می گوید که در بعضی نقاط می توانستید عملکرد بهتری داشته باشید. بعد از اتمام این بخش، مجدداً به شما می گوید که کارتان را خیلی خوب و فوق العاده انجام می دهید و از شما رضایت دارد.

این سبک دریافت بازخورد احتمالاً برای شما آشنا به نظر برسد. این سبک، یکی از متداول و برترین روش های ارائه بازخورد است و به عنوان بازخورد ساندویچی شناخته می گردد. در این روش، چه دریافت و چه ارائه بازخورد، هر دو می توانند مجذوب نماینده و راحت باشند. در این روش، بخش بد مکالمه و بازخورد را به وسیله 2 بخش خوب بسته بندی نموده و ارائه می کنید. این کار باعث کاهش آثار منفی بازخورد شما خواهد شد.

با این حال، روش بازخورد ساندویچی خالی از ایراد هم نیست: این بازخورد ها گیج نماینده بوده و احتمالاً کارایی چندان بالایی ندارند. این روش ارائه باعث می گردد مخاطب به خوبی متوجه ضعف ها نشده و نفهمد چه بخش هایی احتیاج به تقویت دارند. از سوی دیگر، از آن جایی که بخش منفی بازخورد تنها بخش کوچکی را شامل می گردد، شاید مخاطب احساس کند که این نقطه ضعف چندان اهمیت نداشته و عملکرد او بیشتر مثبت و رضایت بخش بوده است.

رهبران سازمان ها معمولاً از این روش بازخورد زیاد استفاده می نمایند، چراکه ارائه بازخورد منفی به کارکنان سخت است و هنگام بیان آن احساس ناراحتی می نمایند. ولی روش بازخورد ساندویچی به آن ها یاری می نماید تا احساس راحتی بیشتری داشته باشند. نیروی کار ما فرق دارد و هرکدام از آن ها از فرهنگ ها، نسل ها و پس زمینه های مختلفی هستند. بعضی کارشناسان بر این باور هستند که روش بازخورد ساندویچی می تواند بین فرهنگ های مختلف اصطکاک ایجاد کند. به عنوان مثال، صحبت کردن مستقیم در خصوص موضوعات در بعضی فرهنگ ها عادی و در بعضی فرهنگ ها شاید چندان متداول نباشد. مثلاً، یک مدیر آمریکایی ممکن است از روش بازخورد ساندویچی برای صحبت کردن با یک کارمند فرانسوی استفاده کند. این کار می تواند باعث گیج شدن هر دو آن ها گردد. از سویی، مدیر ممکن است تصور کند که کارمند توجه کافی به صحبت های او ندارد. ا سوی دیگر، کارمند ممکن است این برداشت را داشته بشد که بازخورد مستقیم، خاص و درخور توجه ای دریافت ننموده است.

از سوی دیگر، بعضی بحث می نمایند که بازخورد ساندویچی در زمان و مکان خاص خود می تواند کارایی داشته باشد. بعضی دیگر بر این باور هستند که این روش برای تمام شرایط مناسب نیست. ولی چیزی که تقریباً تمام گروه ها به آن اذعان دارند، این است که روش بازخورد ساندویچی می تواند راه چاره مناسبی برای ارائه بازخورد منفی باشد. این روش بعلاوه ممکن است در بعضی صنایع کاربرد و عملکرد بهتری داشته باشند.

با تمام این اوصاف، آیا روش بازخورد ساندویچی کار می نماید یا خیر؟ آیا باید از این روش در سازمان و روابط شخصی خود استفاده کنیم؟ در این مقاله به آنالیز تمام موارد مهم و بااهمیت خواهیم پرداخت.

روش بازخورد ساندویچی چیست؟

بر اساس این روش بازخورد، همان طور که از نام آن پیداست، بازخورد اصلی و منفی خودمان را در پوششی از 2 بازخورد مثبت قرار می دهیم. دقیقاً مثل ساندویچی که محتوای داخل آن به وسیله 2 تکه نان احاطه شده است. بر اساس این روش، برای ارائه بازخورد، ابتدا یک نکته مثبت را بیان نموده، سپس انتقاد و بازخورد منفی را ارائه می کنیم و در سرانجام مجدداً صحبت را با یک بازخورد مثبت به انتها می رسانیم.

3 مرحله برای اجرای بازخورد ساندویچی

همان طور که بیان شد، این روش 3 جزء اصلی دارد:

مرحله اول: تشویق. مکالمه ی شما با یک بازخورد مثبت آغاز می گردد. در این مرحله، فرد ارائه نماینده بازخورد آغاز به تعریف و تمجید از مخاطب خود می نماید.

مرحله دوم: بازخورد منفی. در این مرحله است که ماهیت اصلی بازخورد ساندویچی ایجاد می گردد. در میانه ی مکالمه، فرد آغاز به ارائه نقطه نظرهای سازنده و بازخورد منفی خود می نماید.

مرحله سوم: تشویق. در سرانجام، زمانی که انتقادها و پیشنهادها ارائه شدند، مجدداً باید به تشویق و تکرار نقاط مثبت پرداخته گردد. هدف از انجام این کار این است که مکالمه را به خوبی و خوشی به اتمام برسانیم.

مزایا و معایب روش بازخورد ساندویچی

دقیقاً شبیه به هر چیز و کار دیگری، این روش نیز نقاط مثبت و منفی خاصی به همراه دارد. در این بخش به آنالیز بعضی از نکات مثبت و منفی روش بازخورد ساندویچی می پردازیم.

نقاط قوت روش بازخورد ساندویچی

• در بعضی شرایط، می تواند اثر بازخورد منفی را ملایم کند. یکی از اصلی ترین دلایلی که افراد از روش بازخورد ساندویچی استفاده می نمایند، این است که فشار و سختی ارائه بازخورد منفی را ملایم می نماید. همان طور که خودتان هم احتمالاً تجربه نموده باشید، صحبت کردن در خصوص نقاط ضعف و ارائه بازخورد منفی می تواند کاری سخت باشد. اما ارائه آن در کنار صحبت در خصوص نکات مثبت، کار را آسان تر خواهد نمود. با این حال، یادمان باشد که این روش زمانی بیشترین کارایی را دارد که هر دو طرف واقعاً مشغول مکالمه باشند و به صحبت های یکدیگر توجه داشته و سبک صحبت و مکالمه یکدیگر را بشناسند. به عنوان مثال، ویژگی های فرهنگی افراد و جوامع می تواند تأثیرگذار باشد. در بعضی فرهنگ ها، افراد انتظار دارند که موضوعات به صورت صریح و واضح به آن ها بیان گردد. از سوی دیگر، در بعضی از جوامع دیگر، فرض بر این است که مخاطب محتوای صحبت و بحث را درک خواهد نمود و احتیاجی نیست تا همه چیز خیلی صریح به آن ها گوشزد گردد. در حالت دوم، می توان این انتظار را داشت که مخاطب بتواند محتوای صحبت بازخورد شما را به وسیله روش بازخورد ساندویچی بهتر درک کند. در هرحال، هنگام ارائه بازخورد های ساندویچی، تفاوت های فرهنگی را حتماً باید در نظر داشته باشید.

• ارائه بازخورد منفی را راحت تر می نماید. بیایید با این واقعیت روبرو شویم که ارائه بازخورد منفی کار سختی است. افراد زیادی وجود ندارند که هنگام ارائه این نوع بازخورد و احساس راحتی و داشته و برای انجام آن شوق و انگیزه داشته باشند. در چنین شرایطی، استفاده از روش بازخورد ساندویچی به هرکس یاری می نماید تا نقطه نظرهای خود را آسان تر و بهتر بیان نمایند. با این روش، بازخورد ها را می توان تبدیل به یک انتقاد سازنده کرد. از سوی دیگر، مسائل مربوط به سخت بودن و صحبت پیرامون موارد این چنینی را نیز کاهش می دهد و فرد ارائه نماینده احساس راحتی بیشتری هنگام بیان کردن مسائل خواهد داشت.
• این یاری می نماید که جلسه یا مکالمه را با یک نکته مثبت به انتها برسانید. مشابه موارد فوق، بازخورد ساندویچی یاری می نماید تا جلسه یا مکالمه را با یک نکته مثبت به انتها برسانید. این استراتژی باعث می گردد که مکالمه با تمجید به انتها برسد. انتها مکالمه را بر آنچه که فرد در این نقش یا موقعیت خاص به خوبی انجام می دهد متمرکز می نماید و باعث می گردد این مکالمه با احساس خوب و مثبتی به انتها برسد. همین موضوع باعث تأثیرگذاری بیشتر بحث نیز خواهد شد.

نقاط ضعف روش بازخورد ساندویچی

• ممکن است سردرگمی بیشتری را ایجاد کند. شما هم تا به حال به این روش بازخورد دریافت نموده و در انتها احساس سردرگمی می کردید؟ باید بگوییم شما تنها کسی نیستید که چنین احساسی پیدا می نماید.

همان طور که پیش تر هم بیان نموده بودیم، روش بازخورد ساندویچی می تواند کمی گمراه نماینده باشد. این روش با این هدف ابداع شده تا بدون ایجاد فشاری خاص و یا بیان مستقیم، نکات را منتقل نموده و تأثیرگذاری کنید. اگر این مکالمه ها بدون ارتباط واضح و مستقیم مطرح گردد، ممکن است ایجاد تنش گردد. در یک نظرسنجی که در سال 2019 اجرا شده بود، تنها 26 درصد از کارکنان ارائه بازخورد به این روش را کارآمد و مفید می دانستند. این موضوع می تواند دلایل مختلفی داشته باشد، ولی ازآنجایی که نکات مثبت و منفی در کنار یکدیگر مطرح می شوند، شاید مقداری گمراه نماینده شده و مخاطبان متوجه هدف اصلی از بازخورد نشوند.

بخشی دیگر ناشی از عدم درخواست برای بازخورد است. از یک طرف، برای سازمان ها مهم است و باید کارمندان خود را تشویق نمایند که خودشان درخواست بازخورد داشته باشند و پذیرای آن باشند. اگر کارمندان خودشان خواستار بازخورد باشند، احتمالاً خیلی بیشتر از دریافت بازخورد استقبال نمایند و تأثیرگذاری آن ها نیز خیلی بیشتر خواهد بود. زمانی که از بازخورد ساندویچی استفاده می گردد، احتمالا ً خود مخاطب درخواست دریافت بازخورد نداشته است و بنابراین احتمالاً استقبال چندانی هم از آن نداشته باشند. به خاطر همین ماهیت غیرمنتظره و ناخواسته بودن این بازخوردها است که ارائه دهنده سعی می نماید آن ها را به صورت ساندویچی و ترکیبی از نکات مثبت و منفی ارائه کند. ولی زمانی که مخاطب خودش درخواست بازخورد داشته باشد، دیگر احتیاجی به انجام ملاحظات مختلف نیست و تنها می توان نقاط منفی و انتقادها را خیلی صریح تر منتقل کرد.

3 علت برای اینکه در استراتژی طوفان فکری خود تجدید نظر کنید

• از لحاظ فرهنگی فراگیر نیست. امروزه محیط های کاری خیلی جهانی و فراگیرتر از گذشته شده است. با افزایش شرایط دورکاری، این تنوع بیش از پیش نیز شده است. این بدان معناست که تفاوت های فرهنگی بیش از هر زمان دیگری فراگیر و رایج شده است. این تفاوت ها ذاتاً می تواند منجر به ایجاد اصطکاک در محیط های کاری گردد. روش بازخورد ساندویچی بیشتر در فرهنگ های ارتباطی بسیار غربی و به خصوص جوامع آمریکایی کارایی دارد. از آنجایی که فرد دریافت نماینده باید پیغام را به نوعی رمزگشایی نموده و بخش سازنده و انتقادی آن را استخراج کند، این روش شاید برای هر فردی مناسب نبوده و حتی باعث ایجاد بی اعتمادی گردد.

• ممکن است باعث ایجاد اضطراب در فرد دریافت نماینده بازخورد گردد. اگرچه استفاده از روش بازخورد ساندویچی می تواند کار فرد ارائه نماینده بازخورد را آسان کند تا نقطه نظرهای خود را با استرس کمتری ارائه نمایند، ولی در عین حال اضطراب و استرس بیشتری را برای فرد دریافت نماینده به همراه خواهد داشت. مخاطب های شما هم می توانند شرایط را درک کندن. آن ها متوجه می شوند که قصد بیان حرفی را داشته، ولی آن را به صورت مستقیم بیان نمی کنید. بنابراین، هر موقعیت را به صورت خاص و ویژه ارزیابی کنید. سعی کنید در ارائه بازخورد مستقیم و شفاف باشید، این کار به کاهش اضطراب هر دو فرد ارائه دهنده و دریافت نماینده یاری خواهد نمود.
• می تواند عادات بد در گوش دادن را در افراد تشویق کند. همان طور که می دانیم، گوش دادن به ارتباط غیرمستقیم سخت است. شیوه بازخورد ساندویچی باعث ایجاد عادات بد و اشتباه در شیوه گوش دادن به صحبت ها می گردد.

در سرانجامی این مکالمه ها، مخاطب ممکن است فکر کند همه چیز روبه راه بوده و به خوبی پیش می رود. اگر آن ها چنین برداشتی از مکالمه داشته باشند، به این معنا خواهد بود که هیچ اقدامی هم برای برطرف انتقاد مطرح شده نخواهند داشت؛ چراکه در واقع این انتقاد را به خوبی درک ننموده اند. از سوی دیگر، توجه او ممکن است تنها معطوف به بخش مثبت بازخوردها شده و سعی کند آن ها را بیشتر تقویت کند.

تشویق کردن به گوش دادن فعال و درک کردن موضوعات مطرح شده احتیاجمند ارتباط واضح، مستقیم و مهربانانه است. مراقب مهارت های ارتباطی و روش هایی که می توانید این مهارت ها را تقویت کنید، باشید.

منبع: Betterup