تمرین مدیر شدن با 5 حرکت - وبلاگ غزل

به گزارش وبلاگ غزل، در یک سازمان وقتی فردی به عنوان سرپرست در پست مدیریتی انتخاب می گردد، شانس آن را دارد که موقعیت موقتی خود را تثبیت کند و به عنوان مدیر جدید منصوب گردد. این ارتقای صندلی نیازمند 5 حرکت در دوره مدیریت موقت است. استاد مدرسه کسب وکار هاروارد می گوید، مدیر موقت باید در کار جدی و در تعامل با همکاران نرم باشد و برای گذار عظیم آماده گردد.

به گزارش دنیای اقتصاد به نقل از HBR، فرض کنید رئیستان تصمیم به استعفا گرفته و به زودی از سازمان شما می رود. حالا در نبود او، از شما می خواهند برای مدتی، موقتا به جای او کار کنید. شاید تا آن روز به مدیر شدن فکر ننموده باشید، اما حالا دارید به آن فکر می کنید. به اینکه واقعا چه می خواهید. آیا این صندلی را برای همیشه می خواهید یا موقتی قبولش می کنید؟ اگر این صندلی را می خواهید، آیا باید این را اعلام کنید؟

رئیس شما سازمان را ترک نموده و شما را به عنوان جانشین موقت او انتخاب نموده اند. تبریک می گویم! البته نه یک تبریک درست و حسابی. چون به هر حال شما جانشین دائم او نیستید. اما اگر بخواهید باشید چه؟ بهترین راه برای آنکه شانس خود را برای به دست آوردن این شغل به طور دائمی افزایش دهید چیست؟ چطور باید تیم را مدیریت کنید که به قدرت و صندلیتان احترام بگذارند و از شما به عنوان یک گزینه برای مدیریت دائمی حمایت نمایند؟ بودن شما در این موقعیت، ممکن است این حس را در شما ایجاد کند که زیر ذره بین هستید. درست مثل یک مصاحبه شغلی دائمی؛ و این می تواند شما را دچار استرس کند. چطور می توانید به این استرس غلبه کنید؟

کارشناسان چه می گویند؟

مدیر موقت بودن و نقش مدیر را بازی کردن به نظر خیلی ها سریع ترین راه برای رسیدن به صندلی مدیریت است. اما بدانید که هنوز در آن صندلی نیستید. مایکل واتکینزم، یکی از بنیان گذاران موسسه مشاوره سازمانی Genesis Advisers و استاد مدرسه کسب وکار آی ام دی می گوید: این کار ظریفی است که احتیاج به دقت و مهارت دارد. باید طوری رفتار کنید که نشان دهد اینجا رئیس، شما هستید و در عین حال، خودتان را برای این احتمال آماده کنید که شاید این صندلی را به شما ندهند.

قطعا، پذیرفتن یک مسوولیت موقتی با دریافت یک صندلی دائمی کاملا متفاوت است. لیندا هیل، استاد مدرسه کسب وکار هاروارد و یکی از نویسندگان کتاب رئیس بودن می گوید: در آن بازه زمانی، شما در ابهام زندگی می کنید.، اما همزمان با آماده شدن برای شغل جدیدتان، چیز هایی هست که باید در نظر بگیرید که از این قرارند:

عمیق فکر کنید

واتکینز می گوید ابتدا باید به این فکر کنید که چه چیزی از شما خواسته شده است و خودتان چه می خواهید. آیا قرار است موقتا این صندلی را نگه دارید تا یک روز کسی بیاید و آن را به طور دائمی بگیرد یا یک گزینه جدی برای این سمت هستید؟

او می گوید: اینکه شما کدام جهت را انتخاب کنید بستگی به این دارد که رئیستان چطور این وظیفه را معین می نماید. اگر می خواهید به شما به عنوان یک گزینه دائمی فکر نمایند، باید به این فکر باشید که چطور به چشم بیایید و خودی نشان دهید. اگر این صندلی را نمی خواهید، باید قبل از پذیرش پیشنهادشان، این را به آن ها بگویید. این چیزی نیست که بابتش خجالت بکشید. دلایل قانع نماینده زیادی وجود دارد که نخواهید مدیر شوید. شاید حس می کنید آدم مناسبی برای مدیریت نیستید. در این حالت، بگویید: راضی می شوم که جای او را پر کنم تا وقتی فرد مناسب را پیدا کنید.

سنگ هایتان را وا بکنید

هیل توصیه می نماید که با رئیس جدیدتان (که احتمالا رئیس مدیر قبلی تان است) درباره انتظاراتی که از شما دارد صحبت کنید. او می گوید ببینید چه نگاهی نسبت به این صندلی و شاخص هایش دارد. چه مدت در این صندلی خواهید بود و باید چه کار هایی را در این دوره به انجام برسانید. هدف شما این است که در خصوص انتظاراتی که از عملکرد شما دارند، شفاف سازی کنید. بسته به شرایط، شاید بهتر باشد از مدیران ارشد بخواهید موضوع جانشینی شما را رسما به همه اعلام نمایند تا اعتبار شما میان کارکنان رده های مختلف، افزایش یابد. هیل همچنین پیشنهاد می نماید که از رئیستان بخواهید شما را به سایر رهبران معرفی کند که به هر حال، هم رده های جدید شما هستند.

او می گوید: این آدم ها ممکن است شما را نشناسند و شما باید روی ایجاد این ارتباطات مهم و کلیدی، کار کنید. واتکینز نیز با او موافق است و می گوید: باید برای خودتان اسم و رسم و اعتباری دست و پا کنید و اعتماد آن ها را جلب کنید. باید نشان دهید که آماده اید و شایستگی این صندلی را دارید.

تصمیماتی بگیرید که نه عظیمند نه کوچک

واتکینز می گوید: سپس باید زمانی را به معین چشم انداز و استراتژی تان برای سازمان اختصاص دهید و بعد، تصمیم بگیرید توجه و انرژی خود را روی چه چیز هایی بگذارید. خیلی از این ها به سمتی که در آن قرار می گیرید بستگی دارد. آیا مسائل عملیاتی ای وجود دارد که باید به آن رسیدگی کنید یا فقط باید این صندلی را نگه دارید؟ اگر اوضاع سازمان خوب است، باید حواستان را جمع کنید که در دوران تصدی شما، مسئله ای پیش نیاید. اگر سازمان در شرایط بدی است، باید خودتان را برای تصمیم های متوسط آماده کنید تا کشتی را در جهت درست قرار دهید. تغییرات گسترده، احتمالا جواب نخواهد داد. از اختیارات خود بیش از حد استفاده نکنید.

او توصیه می نماید به دنبال نارسایی ها باشید و آن ها را برطرف کنید. هدف این است که در مدت کوتاه، یکسری دستاورد داشته باشید. هیل می گوید نباید فراموش کنید که هدفتان این است: کاری را انجام دهید که فکر می کنید هم در کوتاه مدت و هم بلندمدت به صلاح سازمان است.

اعتمادسازی کنید

مدیریت روابط با هم رده های سابق که حالا زیردست های جدیدتان هستند، ممکن است سخت باشد. هیل پیشنهاد می نماید که با تک تک آن ها صحبت کنید و از آن ها بپرسید: روی چه چیزی کار می کنی؟ نگران چه چیز هایی هستی؟ اینکه شما تا دیروز همکارشان بوده و حالا رئیسشان هستید شاید معذب نماینده باشد. پس درباره اش شفاف و صادق باشید و بگویید: من انتظارش را نداشتم. شاید زیاد خوشایند نباشد، اما امیدوارم بتوانم اعتمادتان را جلب کنم.

به جای آنکه حالت دستوری داشته باشید، تعاملی باشید. هر اتفاقی که افتاد، فقط سعی کنید خودتان را وارد داستان ها و درگیری های محیط کار نکنید. واتکینز می گوید: کاری نکنید که روابطتان به خطر بیفتد. خنثی باشید. تمام تمرکزتان را روی این بگذارید که چه چیزی به نفع سازمان است. در خصوص کسب وکار جدی و سختگیر باشید، اما با آدم ها نرم برخورد کنید و آسان بگیرید. مهم تر از همه، وقار خود را حفظ کنید.

خودتان را آماده کنید

حتی اگر این عنوان موقتی باشد، مسوولیت هایش کلی از شما انرژی خواهد گرفت. هیل می گوید: چون زیر ذره بین هستید، ممکن است احساس فشار و استرس داشته باشید. شاید فکر می کنید این دوره، مثل یک آزمون است تا قابلیت های واقعی تان معلوم گردد و باید ثابت کنید که آیا توانایی رهبری و ایجاد تحول را دارید یا نه.

واتکینز نیز می گوید: این یک گذار عظیم است. باید با موقعیت طوری برخورد کنید که انگار واقعا مدیری هستید که شغل جدیدش را آغاز نموده. این احتیاجمند صرف زمان و انرژی است. به علاوه، آماده باشید که این مسوولیت جدید، روی روابط خانوادگی تان تاثیر بگذارد و به این فکر کنید که چطور نوسانات شدید احساسی این دوره را که مثل یادگیری راهنمایی کشتی است مدیریت کنید.

در صورت رد شدن، به آموخته هایتان فکر کنید

اگر صندلی را دائمی می خواهید و آن را به شما ندهند، احتمالا سخت است که بخواهید به شغل سابقتان برگردید. بیشتر اوقات، این تجربه باعث می گردد که خودتان را کشف کنید و بفهمید به دنبال صندلی های بالاتر هستید. هیل می گوید: شما طعم مدیر بودن را برای مدت کوتاهی چشیده اید. شاید بودن در شغل سابقتان برایتان کسل نماینده باشد، چون حالا فهمیده اید که به دنبال چالش هستید. اگر چنین حالی را تجربه کردید، هیچ ایرادی ندارد که آن را مطرح کنید و بگویید: من این صندلی را می خواستم. برایش آماده هستم. پس باید بروم و به دنبال یک شغل مشابه آن بگردم.

از سوی دیگر، شاید از اینکه بار مسوولیت از شانه هایتان برداشته شده، احساس آسودگی کنید. اگر از بازگشت به شغل قبلی خود راضی هستید، این را هم باید به رئیس جدیدتان بگویید. در غیر این صورت، ممکن است حس نمایند از اینکه در این رقابت، باخته اید ناراحتید. واتکینز می گوید: این احتیاجمند کمی بلوغ رفتاری است.

مطالعه موردی 1: استراتژی معین کنید و اعتماد و احترام تیم خود را به دست آورید

ویکتور گراسیا که در شرکت خدمات اقتصادی South American کار می نماید می داند که رئیس موقت بودن چه حسی دارد.

حدود 10 ماه پیش، از او خواسته شد موقتا مدیریت بازاریابی دیجیتال شرکت را بر عهده بگیرد. او می گوید: واقعا غافلگیر شدم. کسی که قبلا در این صندلی بود، بدون هیچ گونه اطلاع قبلی کناره گیری کرده بود تا برای شرکت رقیب کار کند.

ویکتور دوست داشت شانسش برای مدیریت دائمی را به حداکثر برساند. او ابتدا به این فکر کرد که برای متمایز شدن، چه کار هایی باید انجام دهد. او تمرکزش را روی حل مسائل گذاشت. او از تجربه اش می گوید: استراتژی قبلی بازاریابی، یعنی بازاریابی محتوا با مسائلی روبرو بود، چون الگوریتم های مورد استفاده توسط موتور های جست وجو، مثل گوگل، دائما تغییر می کردند و پیش بینی آن ها برای شرکت ما سخت بود.

ویکتور برای برطرف این مشکل، استراتژی را به روش بازاریابی به وسیله آشناسازی (Affiliate Marketing) تغییر داد. او می گوید: اولویت من این بود که بیشترین تاثیر را در کمترین زمان ممکن بگذارم. او سپس کوشش کرد تا اعتماد و احترام همکار های سابقش را به دست آورد. خوشبختانه او از قبل با بسیاری از اعضای تیمش رابطه خوبی داشت. او به عنوان مدیر موقت، با تک تک آن ها جداگانه ملاقات می کرد تا درباره پروژه ها و اهدافشان صحبت نمایند. او می گوید: هدفم ایجاد یک فرهنگ مبتنی بر اعتماد بود. می خواستم به آن ها در برطرف هر مسئله ای که داشتند یاری کنم تا آن ها هم بتوانند روی نتیجه تمرکز نمایند.

ویکتور همچنین، مهارت خود در زمینه تقسیم وظایف را تقویت کرد و این چیزی بود که مدیر قبلی بلد نبود. او می گوید: او آدمی بود که دوست داشت روی همه چیز تسلط داشته باشد و همه چیز را به صورت ذره بینی مدیریت کند. سبک من کاملا برعکس بود.

استراتژی ویکتور جواب داد. اعضای تیم به او احترام گذاشتند و نتایج و خروجی هایی که گرفت، تحسین برانگیز بود. طی مدت تصدی او به عنوان مدیر موقت، میزان تعاملات آنلاین شعبه آن ها بیش از 20 درصد افزایش یافت.

او می گوید: در نهایت، بخت با من یار شد و صندلی مدیریت دائمی را به من پیشنهاد دادند.

مطالعه موردی 2: برای سخت کار کردن آماده باشید و اعضای تیم را تشویق کنید

یک ماهی می شد که بریتانی لارسن به عنوان سخنگوی مطبوعاتی یکی از نمایندگان انتخاب شده بود که ناگهان رئیسش کناره گیری کرد. همزمان که رئیس ستاد به دنبال جانشین دائمی می گشت، از بریتانی خواسته شد موقتا صندلی مدیریت ارتباطات را بپذیرد.

ابتدا این شغل فشار زیادی به او وارد کرد. او می گوید: اول سعی کردم بیش از حد خودم را خسته نکنم و اقدام جدیدی انجام ندهم. بیشتر می خواستم ثابت کنم که قابلیت انجام کار های روزمره ای را که از من خواسته شده بود دارم و همزمان، شغل سابقم را هم پیش می بردم.

خوشبختانه او رابطه محبت آمیز خوبی با همکارانش داشت، اما خودش می گوید حالا که مدیر شده بود، جلب احترام آن ها عظیم ترین چالشی بود که به عنوان یک مدیر موقت داشت، به خصوص که هیچ عنوان رسمی ای نداشت. او می گوید: به آن ها گفتم که هر یاریی بخواهند، من هستم و با هم از این دوران، گذر خواهیم کرد. اما گفتن کافی نبود. باید به آن ها ثابت می کردم که هوایشان را دارم. برای همین، تا دیروقت در محل کار می ماندم، همیشه در دسترسشان بودم، سوال می پرسیدم و از همان ابتدا، همه اعضای تیم را تشویق می کردم.

به مرور زمان، او نشان داد که نه تنها توانایی انجام این کار را دارد، بلکه آن را خیلی خوب بلد است. یک ماه بعد، او با رئیس جدیدش قرار گذاشت تا ایده هایش را درباره واحدشان مطرح کند و درباره مسائل صحبت نمایند. او می گوید: طی این تبادل نظر، به او نشان دادم که می دانم هیچ تضمینی نیست که در این صندلی بمانم. به جای این چیزها، تمرکزم را روی ساختار سازمانی و احتیاج های فردی گذاشتم. فکر می کردم این به شرکتمان به عنوان یک کل، یاری می نماید.

پس از چهار ماه، از بریتانی خواسته شد رسما این صندلی را بپذیرد. او تبدیل شد به جوان ترین مدیر ارتباطاتی که تا آن روز در کنگره کار نموده بود.

بریتانی امروز مدیر خدمات مشتری یک شرکت بازاریابی و ارتباطات در یوتاه است. او می گوید: عظیم ترین توصیه ام به مدیران موقتی این است که شکیبا باشند. در چنین شرایطی، معمولا معین نیست که چه اتفاقی خواهد افتاد. نه زمانی معین می گردد و نه صحبتی درباره اش می گردد. اگر طی این دوره، خونسردی خود را حفظ کنید، احتمال مدیر شدن خود را به طرز چشمگیری افزایش خواهید داد.

باید ها و نباید ها

• صادق باشید. اگر شغل دائمی را نمی خواهید، همان ابتدا بگویید.
• به این فکر کنید که چطور خودتان را به عنوان مدیر موقت، متمایز خواهید کرد.
• تعاملی باشید، نه دستوری. این میان شما و اعضای تیم اعتماد ایجاد می نماید.
• فکر نکنید که این گذار آسان است. این شغل احتیاجمند زمان و انرژی بیشتر است.
• از قدرت و اختیارات خود در مقابل همکاران سابقتان، بیش از حد استفاده نکنید.

اگر شغل را به شما پیشنهاد ندادند، ناامید نشوید. اگر این تجربه نشان داد که برای مسوولیت بیشتر آماده اید، به دنبال یک شغل مدیریتی در یک سازمان دیگر باشید.